BokSynk - Enhancing Collaboration and Connectivity for Young Artists Amidst the Pandemic

PROJECT SUMMARY

During the COVID-19 pandemic, young artists faced difficulties in navigating the cultural industry due to limited socialization and closed galleries. In response, our team set out to explore how external influences affected art and developed a tangible technology to alleviate these challenges.

As part of the project team, my responsibilities included conducting interviews and workshops with young artists aged 20-29, delving into their needs and requirements. Through data analysis and thematic exploration, we gained valuable insights that shaped our solution.

The result was "BokSynk," a tangible technology resembling a book, empowering young artists to collaborate and manage their work efficiently. BokSynk allows users to display their availability, define their work status, and track project time through a seamless and integrated experience.

By providing a tangible tool for connectivity and communication, BokSynk aims to support young artists during challenging times, fostering collaboration and creativity within the cultural industry.

STUDENTPROSJEKT I IN1060 - BRUKSORIENTERT DESIGN

KUNSTEN Å VÆRE ENSOM

Nedstengningen igjennom korona-året gjorde det vanskelig for unge kunstnere å bli kjent med kulturbransjen. Våren 2021 utforsket vi hvordan kunsten påvirkes av utenforliggende påvirkninger, som mangel på sosialisering og nedstengte gallerier.

Gjennom samarbeid med brukere forsøkte vi å iterere oss fram til en prototype på en tangible teknologi som kunne gjøre hverdagen litt lettere.

Oppe fra venstre: Jakob Øvensen Aanderaa, Ina Bergli Henriksen, Tone Eide Hilmen. Nede fra venstre: Arman Bulak Hagelia, Eivind Eckhoff.

Under ser du promovideoen for prosjektet:

Målgruppen

Vi snakket med unge kunstnere i alderen 20-29 år - nylig etablerte og med kunsten som eneste inntektskilde. Vår oppmerksomhet rettet seg mot én person. Dette var for å gjøre ting litt enklere for oss selv i en pandemi som gjorde det vanskelig å møte nye mennesker, samtidig som det ga oss en god mulighet til å dypdykke ekstra i de metodene vi valgte å prøve oss på.

Samarbeid og roller

Før vi satte i gang med arbeidet gjorde vi en del tiltak for å gjøre samarbeidet i gruppa så godt som mulig. Vi hadde sosiale bli-kjent-kvelder, tok personlighetstester og gjennomførte swot-analyser - både på individ og gruppenivå. Dette resulterte i en kompetanseprofil som hjalp oss med å spille på hverandres styrker og ta hensyn til og tilrettelegge for svakheter.

Vi delte inn i ulike ansvarsområder, men var likevel opptatt av å få innsikt i og øvelse i hverandre felt.

Mine roller var:

• planlegge og gjennomføre intervju

• planlegge og gjennomføre workshop

• analyse intervju og workshop og utlede behov og krav

• lage prototyper

• hovedredaktør for sluttrapport

Underveis i prosessen brukte vi elementer fra scrum-ban for å få oversikt over flyten til de ulike arbeidsoppgavene.

Datainnsamling

Datainnsamlingen startet med en brainstorming der vi reflekterte rundt egne assosiasjoner til temaet, som førte til gode diskusjoner. Vi gjennomførte et pilotintervju tidlig i prosessen som endte opp med å bli en nyttig kilde til innsikt om temaet. Videre søkte vi informasjon fra en psykolog gjennom et ekspertintervju, og kontaktet foreninger med tilknytning til kunstnermiljøet. Dette refererte oss videre til kilder som la mye av grunnlaget for vår videre prosess.

Vi valgte å ha kun én bruker, noe som ga oss muligheten til å utforske flere metoder for datainnsamling og brukerinvolvering. Denne brukeren var en barne- og ungdoms-illustratør og -forfatter.

Som hovedmetode i datainnsamlingen valgte vi semistrukturert intervju. Grunnet begrensninger knyttet til fysiske møter dette halvåret hadde én person i gruppen flere «walk and talks» med bruker, for å avklare større og mindre temaer, som et supplement til mer "formell" kommunikasjon. Vi har i tillegg benyttet oss mye av selvrapportering i ulike former.

Under er et eksempel på en selvrapporterings-oppgave som ble gitt til brukeren. "Tegningene" under som brukeren leverte som svar på oppgaven er kun gjengivelser av de virkelige. Dette er for å opprettholde anonymiteten til brukeren.

For å samle inn data under intervjuene noterte vi underveis, samt transkriberte deler av disse i etterkant.

"Det er jo en sånn følelse av å bli overveldet av uspesifiserte ting jeg må gjøre, og da er det ofte masse små arbeidsoppgaver som må gjøres [...] da kan det føles ut som man ikke har oversikt, [...] også er det også det å se på hva jeg MÅ og hva jeg tenker at jeg BØR. for det er også en forskjell."

(utdrag fra intervju)

Analyse

For å analysere materialet, benyttet vi oss av åpen koding og tematisk analyse som la grunnlag for et affinity diagram i Miro:

Innsikten vi fikk fra hovedintervjuet, kombinert med analysen og øvrig datainnsamling gjorde at vi utledet disse seks behovene:

1. Behov for spontan og planlagt kreativ input for økt inspirasjon.

2. Behov for god konsentrasjon for et mer effektivt arbeid.

3. Behov for å få tilstrekkelig tilbakemelding og anerkjennelse av arbeidet underveis i prosjekter for økt kvalitet og relevans på sluttprodukt.

4. Behov for godt samarbeid med samarbeidspartner i prosjekter for økt trivsel og effektivitet.

5. Behov for spontane samtaler og uformell småprat for en hyggeligere sosial hverdag.

6. Behov for tydelig skille mellom “business and pleasure” for en mer forutsigbar hverdag og økt trivsel.

Workshop

For å initiere design- og prototypingsfasen valgte vi å gjennomføre en workshop i Miro og Zoom basert på øvelsen “picture collaging exercise”, en form for context-mapping. Bruker valgte ut tre behov hen syntes var viktigst eller særlig interessante å utforske videre og vi omformulerte dem etter brukers innspill.

De tre behovene vi gikk videre med var:

1. Godt samarbeid med samarbeidspartner i prosjektet.

2. Spontanitet - for økt inspirasjon og sosial hverdag.

3. Få tilstrekkelig med tilbakemelding og anerkjennelse for arbeidet underveis.

Vi gikk igjennom de tre utvalgte behovene og lot bruker styre samtalen og diskusjonen rundt disse for å få en felles forståelse for problemområdet. Bruker refereres til som "K" for kunstner.

Som en del av workshopen satt vi hver for oss for å skissere og lage tre collager til hvert behov; én som illustrerte utfordringer og hindringer til å oppfylle behovet, én som illustrerte et ideal-scenario, og én som illustrerte mulige løsninger på problemet.

Vi samlet oss til slutt for å diskutere alle ideene, tankene og løsningene våre. Under til høyre er et utsnitt av "K" sin collage. Til venstre er resultater av den felles brainstormingen rundt de tre ulike behovene.

Tidlige prototyper

Innsikten vi fikk fra workshopen ga oss grunnlag for å lage en rekke prototyper som utforsket følgende problemområder:

Inspirasjon

Feedback

Motivasjon

Tilgjengelighet

Prototyper som forsøker å svare på behov om spontan inspirasjon og feedback.

Prototyper som forsøker å svare på behovet tilgjengelighet

Prototyper som forsøker å svare på behov om motivasjon gjennom oppgaveløsing.

Konsept og formkonsept

Gjennom en workshop med bruker avklarte vi at den største stressfaktoren i hverdagen var motivasjon i perioder med høyt tempo, og usikkerhet rundt tilgjengeligheten til brukers samarbeidspartneren. Det var viktig for bruker å ha et sømløst samarbeid, for å redusere stress i en periode med preget isolasjonsfølelse.

Vi kom derfor fram til følgende konsept:

Tilgjengelighet, motivasjon og samarbeid

Vår bruker er opptatt av estetikk, så det var viktig for oss at det endelige produktet var tiltalende for bruker. Vi foreslo derfor formkonseptet "bøker" for bruker, som hen var begeistret for.

Utvikling av form og teknisk implementasjon

Prototype som viser hvordan den tekniske løsningen kan passe med fysisk utforming.

Lavoppløselig prototype som utforsker størrelseskompromiss mellom bærbarhet og teknisk funksjonalitet.

Tinkercad-prototype som definerer endelig mål på løsningen. Referanse for utskjæring i tre.

Veien fra konsept og formkonsept til fullstendig integrert prototype:

Vi fikk ikke gjennomført en evaluering av løsningen med bruker pga. koronasituasjonen og uforutsette hendelser. For å bøte på dette gjorde vi en heuristisk evaluering og brukbarhetstesting hvor vi rollespilte bruker i en tenkt brukskontekst.

Prototypens utvikling fra start til slutt:

Endelig løsning - BokSynk!

Justeringer av designet endte i den høyoppløselige og integrerte prototypen “BokSynk”. BokSynk ser ut som, kan åpnes som og fraktes som en bok. Selve funksjonaliteten vises når man åpner den. Løsningen kan brukes med både kabelstrøm og batteri - og sender data gjennom en server. BokSynk kan brukes av to personer, der hver person har én bok som kommuniserer med hverandre over nettverk. Vi fikk dessverre bare muligheten til å lage én modell, men simulerte interaksjonen via serveren. Navnene på de fire "prosjektene" bestemmes av bruker ved å skrive med kritt på panelet. Bruker man BokSynk sammen, må derfor felles kategorier og prosjekter avklares på forhånd.

De tre funksjonalitetene BokSynk støtter er:

1. Vise samarbeidspartner når man er tilgjengelig, og hvilket prosjekt man jobber med for å bedre premissene for kommunikasjon.

2. Definere at man arbeider, og hva man arbeider på. Det å åpne BokSynk og plassere vekt-loddet er en symbolsk handling som definerer at arbeidsdagen er i gang, og setter rammene for hva bruker skal jobbe med.

3. Vise hvor mye tid man har brukt på hvert prosjekt vha. tidtaker slik at arbeidshverdagen kan restruktureres og tilpasses.

Vi er stolte av prosessen vår - sjekk ut promo-videoen da vel! Her demonstreres funksjonene og vi simulerer en brukskontekst.

Vi har lært veldig mye av dette prosjektet, men ser også i retrospekt at det er enkelte ting vi kunne gjort annerledes. Vår største feil er at vi - i et forsøk på å gjøre ting enklere under koronapandemien kombinert med total glemsel - har designet en løsning ment for to brukere, men kun kommunisert med én bruker. Vi vet jo ikke om samarbeidspartneren til K opplever de samme utfordringene som hen. Vi mener likevel vi har klart å designe et produkt for, med og av vår bruker og fått verdifull innsikt i denne prosessen.