IT in organizations - Mapping Complexity In The Norwegian Tax Administration

In the pursuit of implementing new systems and solutions within large organizations, gaining a comprehensive overview of the existing IT landscape is crucial. This project aims to unravel the intricacies of Skatteetaten's information systems and assess how they are working towards modernization while supporting their employees' tasks.

As part of a dedicated team, I conducted five insightful interviews with various stakeholders at Skatteetaten (The Norwegian Tax Administration). These interviews focused on exploring the complexity of the organization's information systems, their ongoing modernization efforts, and the role these systems play in facilitating employees' tasks.

Throughout the project, my contributions involved conducting interviews, analyzing the gathered data, and collaborating with the team to draw meaningful conclusions. This project showcases my abilities to conduct comprehensive research, collaborate within a team, and derive meaningful insights from complex information. It highlights my expertise in navigating large organizational landscapes, making it a compelling addition to my portfolio.

Understanding the Complex IT Landscape of Skatteetaten

Informasjons

-infrastrukturen

Gjennom fire intervjuer med sjefsarkitekt i Skatteetaten kartla vi også informasjonsinfrastrukturen deres, samt dens utvikling i sammenheng med moderningseringsprosessen de gjennomgår.

Her så vi bla. på overgangen deres fra silosystemer og monolittisk arkitektur til mikrotjenestearkitektur.

Det var spesielt interessant å se hvordan eksterne lovverk preget både utviklingsprosessen og den ferdige infrastrukturen (se figur for lovverk som har innvirkning på Skatteetaten).

Moderniseringsprosessen til Skatteetaten gitt ut på å gradvis gå over til skytjenester.

Så hvorfor sky? Som en stor offentlig etat med innflytelse over flere andre områder av den norske stats IT-verden har de et ansvar for å følge utviklingen og modernisere seg. Dette gjør dem i tillegg til en mer attraktiv arbeidsplass for yngre arbeidstakere. Vårt intervjuobjekt påpekte at denne utviklingen ikke vil spare penger i det lange løp, og at det er heller ikke et mål om å ha færre ansatte som jobber med utviklingen av tjenestene - men de ønsker å være up-to-date. I tillegg tilbyr skyen en rekke tjenester og funksjonaliteter som kan gjøre arbeidet enklere for dem, og med større agilitet kan de få til mer.

Videre så vi på hvilke sentrale strategier Skatteetaten tok i bruk for å få til en slik forandring og disse inkluderer "top-down tilnærming", "bottom-up" strategier, kultiveringsstrategier, refleksive designprosesser.

“Jeg pleier å si at ‘Vår kravspec, det er Norges lover’”

- utdrag fra intervju

ARBEIDSPRAKSIS OG BRUK

Saksbehandler Skatt

Gjennom intervjuer med en saksbehandler i avdeling Skatt fant vi ut at en saksbehandler må forholde seg til mange forskjellige systemer for utføre svært spesifikke oppgaver (se figur "Systemkart").

Skatteetaten er nå i en overgangsperiode. I forbindelse med regjeringens moderniseringsmål har de satt i gang en rekke prosjekter basert på evolusjonære strategier for å oppdatere dine systemer og verktøy for blant annet saksbehandling. For øyeblikket er det SIRI-prosjektet (se figur "Siri") som er i fokus, hvor saksbehandler må forholde seg til to parallelle systemer, SL og Smia, avhengig av hvor skatteyter er “lagret”.

Det neste prosjektet Sirius (se figur "Sirius"), som skal gjelde fra 2023, innebærer full overgang til Smia - et nytt system som er laget for å effektivisere saksbehandlingen og tilbyr et mer intuitivt grensesnitt.

Vi utformet et tenkt bruksscenario for saksbehandler samt en modell for saksbehandlers primærarbeid (se også figur):

Skattemelding synkroniseres automatisk med Altinn:

En næringsdrivende sender inn skattemelding for sin bedrift og mottas av Smia/SL, avhengig av om de er knyttet til det nye eller det eldre systemet. Automatisert/manuelt system avdekker feil og velger ut hva som må vurderes. Kontrollsentre registrerer bedrifter med historie med underskudd og mulige feil, formulerer en liste med saker som trenger gjennomgang av saksbehandler.

Saksmottak:

Saksbehandler mottar liste og går inn på enkeltsaker. Avhengig av hvor bedriften er registrert må SL og Smia brukes for å behandle saken.

Sjekker historikk:

Saksbehandler bruker SL og VIS for å sjekke skattehistorikk og korrespondanse, ser på om bedriften har mottatt tidligere varsler, hvor langt disse varslene eventuelt går tilbake i tid, og graden av alvorlighet. Vurdere avvik. Saksbehandler gjør en vurdering på om bedriften skal motta enda et varsel eller om andre tiltak må iverksettes.

Kontakte skattyter og oppklare/revidere skattemelding:

Om saken vurderes om alvorlig må saksbehandler kontakte skattyter, henvise til gjeldende lover og regler, og varsle om eventuelle konsekvenser. Ettersom kommunikasjonen skal være formell brukes enten Smia(som har innebygd brevskrivningsfunksjon) eller El-ark for å sende brev til skattyter. Ved visse tilfeller kan det brukes telefon, som en “work-around”. Skattemeldingen revideres ved behov og underslag kan avvises.

Registrere avvik:

Registrere avviket for å kunne bruke dette om bedriften søker om underslag senere.

Henlegge sak:

Saksbehandler avslutter arbeidet med saken, og går videre til neste sak.